Osmose Utilities Services Jobs

Job summary: ENGLISH

We are looking for a Payroll Specialist that will be responsible for performing payroll processing activities, as well as benefits administration for all payroll groups in Canada. Performing a variety of related duties, including but not limited to the following:

Responsibilities :

· Receive calls or e-mails concerning salaries and system access, from both employees and managers.

· Check preprocessor for errors and warnings

· Calculate adjustments to previous payrolls

· Make corrections or adjustments to pre-processed payroll data

· Make arbitrary payments of one-off or other premiums

· Set up the necessary earnings and deductions based on the particularities of each employee

· Export from the preprocessor and import various files into the payroll system

· Check details before checking and submitting final payroll

· Out-of-cycle payroll

· ACH reversal and stop payment requests

· Scanning and filing documents

· Process garnishments

· Modify information, such as direct deposit, deductions, address or other personal information in the employee's file in the appropriate systems.

· Prepare various weekly/monthly/annual management reports (e.g. vacation tracking, overtime, etc.).

· Design communications and respond to emails related to payroll management, for all employees

· Train employees in payroll and benefits systems

· Contribute to other tasks not specifically mentioned above, in order to achieve team and company objectives.

Qualifications:

To carry out this work, a person must be able to perform each essential task satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skills and/or abilities required. Reasonable accommodations may be made to enable persons with disabilities to perform essential functions.

Training and/or experience :

A minimum of 5 years' experience in payroll management is required. A Certificate issued by an institution of higher education or technical school is also required, unless an equivalent combination of education and/or experience is available.

Good knowledge of the laws prescribed in the various Canadian provinces, as well as knowledge of software such as UKG , SAP, Clockify are highly considered assets.

Language skills:

Excellent command of French and English, written and spoken, to serve all employees in Canada. Ability to read and understand simple instructions, short correspondence and memos. Ability to write simple correspondence. Ability to effectively present information in one-on-one or small group situations to suppliers or employees of the organization.

Mathematical skills:

Ability to add, subtract, multiply and divide in all units of measurement, using whole numbers, common fractions and decimal numbers. Ability to calculate rates, ratios, allowances and percentages. Has the skills to make and interpret diagrams and design graphical reports.

Physical requirements:

The physical demands described here are representative of those an employee must meet to perform the essential functions of this position. In the performance of his duties, the employee must regularly speak and hear. Occasional standing, walking, sitting and hand use are required for computer work and document handling. Specific visual abilities required for this position include near vision, distance vision, color vision and the ability to adjust focus. He must be able to lift up to 10 pounds.

Working environment :

The characteristics of the work environment described here are representative of those encountered by an employee while performing the essential functions of this position. Noise levels in the work environment are generally moderate.

· Customer service - Handle difficult or emotional customer situations always take into account the sensitivity and urgency of employee payroll situations; respond promptly to urgent customer needs; solicit customer feedback to improve service; respond to requests for service and assistance; meet high priority commitments.

· Diversity - Demonstrates knowledge of equal opportunity policy; shows respect and sensitivity to cultural differences; promotes a harassment-free environment; constitutes a diverse workforce.

· Ethics - Treats people with respect; keeps commitments; inspires trust in others; works with integrity and ethics; upholds organizational values.

· Judgment - Demonstrates willingness to make decisions; demonstrates sound and accurate judgment; supports and explains reasoning for decisions; makes decisions in a timely manner.

· Quantity - Compliance with productivity standards; on-time completion of work.

· Attendance/Punctuality - Is always present at work and on time; takes care to assume professional responsibilities in case of absence; arrives on time for meetings and appointments.

· Reliability - follows instructions, responds to management directives; assumes responsibility for own actions; keeps commitments; commits to working longer hours when necessary to achieve goals; completes tasks on time or informs appropriate person of alternate plan.

Résumé du poste : French

Le titulaire du poste sera responsable d’effectuer les activités de traitement des salaires ainsi que l’administration des avantages sociaux pour tous les groupes de paies au Canada en effectuant diverses tâches connexes, y compris, mais sans s'y limiter, les suivantes :

Responsabilités :

• Recevoir des appels ou des courriels concernant les salaires, l’accès au système, autant de la part des employés que des gestionnaires

• Vérifier les erreurs et les avertissements dans le préprocesseur

• Calculer les ajustements des paies antérieures

• Effectuer des corrections ou des ajustements lors des prétraitements des salaires

• Procéder à des paiements arbitraires de primes unique ou autres

• Mettre en place les gains et les déductions nécessaires en fonction des particularités de chaque employé

• Exporter à partir du préprocesseur et importer divers fichiers dans le système de traitement des salaires

• Vérifier les détails avant le contrôle et soumission de la paie finale

• Effectuer les paies hors cycle

• Demandes de contre-passation et d'opposition à un paiement ACH

• Numériser et classer des documents

• Effectuer les traitements des saisies-arrêts

• Modifier les informations, tels que le dépôt direct, les retenues, l’adresse ou autre information personnelle au dossier de l’employé autant dans les systèmes appropriés

• Préparer divers rapports de gestion hebdomadaires/mensuels/annuels (ex : suivi des vacances, du temps supplémentaire, etc.)

• Concevoir des communications et répondre aux courriels reliés à la gestion de la paie, pour l’ensemble des employés

• Former les employés aux systèmes de paie et d’avantages sociaux

• Contribuer à d'autres tâches qui ne sont pas spécifiquement mentionnées ci-dessus, afin d'atteindre les objectifs de l’équipe et de l'entreprise.

  Qualifications :

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être en mesure d'accomplir chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des aptitudes requises. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées de remplir les fonctions essentielles.

Formation et/ou expérience : Un minimum de 5 ans d’expérience en gestion de la paie est exigée. Un Certificat délivré par un établissement d'enseignement supérieur ou une école technique, est également requis, à moins d’une combinaison équivalente d'éducation et/ou d'expérience. Bonne connaissance des lois prescrites dans les différentes provinces Canadiennes ainsi que la connaissance des logiciels tels que UKG , SAP, Clockify sont des atouts fortement considérés. Compétences linguistiques : Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin de pouvoir desservir tous les employés au Canada. Capacité à lire et à comprendre des instructions simples, de la correspondance courte et des notes de service. Capacité à rédiger de la correspondance simple. Capacité à présenter efficacement des informations dans des situations individuelles ou en petits groupes à des fournisseurs ou aux employés de l'organisation. Compétences en mathématiques :

Capacité à additionner, soustraire, multiplier et diviser dans toutes les unités de mesure, en utilisant des nombres entiers, des fractions courantes et des nombres décimaux. Capacité à calculer des taux, des rapports, des indemnités et des pourcentages. A les compétences d’effectuer et d’interpréter des diagrammes et concevoir des rapports graphiques.

Exigences physiques :

Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour mener à bien les fonctions essentielles de ce poste. Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé doit régulièrement parler et entendre. Il doit, à l’occasion, se tenir debout, marcher, s'asseoir et utiliser ses mains pour travail à l’ordinateur ou manipuler des documents. Les capacités visuelles spécifiques requises pour ce poste comprennent la vision de près, la vision de loin, la vision des couleurs et la capacité à ajuster la mise au point. Il doit être capable de soulever jusqu'à 10 livres.

Environnement de travail :

Les caractéristiques de l'environnement de travail décrites ici sont représentatives de celles qu'un employé rencontre dans l'exercice des fonctions essentielles de ce poste. Le niveau de bruit dans l'environnement de travail est généralement modéré.

• Service à la clientèle - Gérer les situations difficiles ou émotionnelles des clients toujours tenir compte de la sensibilité et de l'urgence des situations liées à la paie des employés ; répondre rapidement aux besoins urgents des clients ; solliciter l'avis des clients afin d'améliorer le service ; répondre aux demandes de service et d'assistance; respecter les engagements hautement prioritaires.

• Diversité - Démontre sa connaissance de la politique en matière d'égalité des chances ; fait preuve de respect et de sensibilité à l'égard des différences culturelles ; promeut un environnement exempt de harcèlement ; constitue une main-d'œuvre diversifiée.

• Éthique - Traite les gens avec respect ; tient ses engagements ; inspire la confiance des autres ; travaille avec intégrité et dans le respect de l'éthique ; défend les valeurs de l'organisation.

• Jugement - Fait preuve de volonté de prendre des décisions ; fait preuve d'un jugement sain et précis ; soutient et explique le raisonnement des décisions ; prend des décisions en temps opportun.

• Quantité - Respect des normes de productivité ; achèvement du travail dans les délais impartis.

• Assiduité/ponctualité - Est toujours présent au travail et à l'heure ; veille à assumer ses responsabilités professionnelles en cas d'absence ; arrive à l'heure aux réunions et aux rendez-vous.

• Fiabilité - suit les instructions, répond aux directives de la direction ; assume la responsabilité de ses propres actions ; tient ses engagements ; s'engage à travailler de plus longues heures lorsque cela est nécessaire pour atteindre les objectifs ; accomplit les tâches dans les délais ou informe la personne appropriée d'un plan de rechange.

Osmose is an Equal Opportunity employer. EOE M/F/Disabled/Vet